Det er vigtigt med orden på kontoret. Både for medarbejderne men også når der kommer kunder på besøg i virksomheden. Det handler i høj grad om at få implementeret nogle gode vaner for arkivering og oprydning på kontoret, så det bliver let for medarbejderne at holde orden.
Arkivér dokumenter i skyen
For at holde skrivebordene fri fra papir og ikke mindst spare på kopipapiret, kan I med fordel arkivere alle jeres dokumenter i skyen og fildele online frem for at udskrive. Her er det vigtigt at få etableret et fællesdrev med en god struktur, så medarbejderne let kan finde billeder, håndbøger, prislister og så videre.
Opbevaring i brevbakker
Det kan være svært helt at undgå udskrivninger. De fleste virksomheder modtager også stadig breve. Der skal naturligvis også stadig være et sted på skrivebordet, hvor der er plads til notesbogen. Brevbakker er en populær løsning, når det kommer til opbevaring af ting på skrivebordet. Brevbakker fås i mange forskellige farver og systemer.
Nogle brevbakker kan placeres oven på hinanden, så der på denne måde kan opbevares store mængder af papir, uden at det fylder for meget på skrivebordet. Er du ikke til brevbakker findes der også mange andre arkiveringssystemer såsom arkivmapper, brevordnere, hængemapper og så videre.
Gør det let at afskaffe papirer
For at undgå papirer der roder, er det en god idé at have masser af papirkurve til papir rundt omkring. Det optimale er at medarbejderne kan have sine egne papirkurve, så det hele tiden er let at smide papir ud, der ellers hurtigt vil samle sig på skrivebordet. Er det vigtige papirer så skal medarbejderne også have adgang til en makulator, så følsomme dokumenter er nemme at kassere.
Som du kan læse ovenfor, er der mange gode metoder til mere orden på kontoret. Det handler i høj grad om at få indarbejdet nogle gode vaner, så der også kommer en kultur for at holde orden. Der kan eventuelt også skrives et afsnit om det i personalehåndbogen.